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s@tXrkm · Guida

Guida di s@tXrkm

La guida del programma, pagina per pagina: a cosa serve, chi la usa, come si usa e cosa fare attenzione. Si consulta liberamente, senza accesso.

È la stessa guida che si apre dall'app (voce Aiuto). Ogni sezione ha lo stesso schema: a cosa serve, perché esiste, chi la usa, come si usa, campi e pulsanti, attenzione.

Indice

Ogni giorno

Controllo e gestione

Accesso e registrazione

A cosa serve. Entrare in s@tXrkm in modo sicuro, oppure creare la propria azienda di prova.

Perché esiste. L'accesso avviene solo con un codice monouso (OTP): non esistono password da ricordare o da rubare.

Chi la usa. Tutti gli utenti. La registrazione la usa chi vuole provare il programma o attivare una nuova azienda.

Come si usa.

  1. Inserisci la tua email e scegli dove ricevere il codice: email o WhatsApp.
  2. Richiedi il codice e inseriscilo: vale 5 minuti e hai 5 tentativi.
  3. Lascia attiva la casella Ricorda questo dispositivo per non richiederlo per 90 giorni su quel dispositivo.
  4. Se sei delegato da altri utenti, scegli per chi lavorare (anche dal menu, in seguito).
  5. Dopo Esci puoi rientrare, dimenticare il dispositivo oppure entrare con un altro utente o un'altra azienda.

Registrare una nuova azienda. Compili i dati dell'azienda e dell'amministratore e scegli il piano di interesse, ricevi un codice di verifica via email e confermi. L'azienda nasce con la sede, un motivo iniziale ("ATTIVITÀ VARIE"), i Matrix omaggio del piano scelto (100, 300 o 500) e 2 utenti. Non serve carta di credito.

Attenzione. Il codice arriva all'email o al numero indicati sull'utente: se sono sbagliati l'accesso non funziona. Su un dispositivo condiviso non lasciare attiva la memoria del dispositivo.

A cosa serve. È la schermata di partenza: da qui si raggiungono tutte le funzioni.

Perché esiste. Le funzioni di ogni giorno devono essere a un tocco; quelle di gestione restano separate.

Chi la usa. Tutti; alcune voci compaiono solo a chi ha il permesso.

Come si usa.

  • In alto vedi azienda e operatore. Se sei delegato da altri, un menu a tendina ti fa cambiare utente operativo senza uscire.
  • I due riquadri Tuoi Matrix Consumati e Matrix Aziendali Residui mostrano quanto hai consumato e quanto resta all'azienda (in rosso se negativo).
  • Il riquadro 📌 Da fare (solo per chi è abilitato) elenca le cose in sospeso: luoghi da approvare, luoghi scaduti da poco, spostamenti da approvare.
  • La ricerca in alto trova le funzioni per parola: scrivi, per esempio, ricevute, cantieri o tariffe.
  • I pulsanti sono in tre gruppi: Funzioni Rapide (Spostamenti Manuali, Ricevute, Stampe Rimborsi), Funzioni Operative e Operazioni Avanzate.
  • Cambia utente o azienda in fondo ti fa uscire per rientrare con un altro accesso.

Riordinare il menu (solo amministratore). Con ↕ Riordina il menu trascini i pulsanti con la maniglia ⠿ (oppure usi ◀ ▶ dal telefono), anche da un gruppo a un altro, e con ✏️ ne cambi il nome. Salva applica l'ordine a tutta l'azienda; Ordine originale ripristina quello di partenza.

Attenzione. Un nome cambiato con ✏️ vale per tutti gli utenti dell'azienda. La ricerca trova sia il nome originale sia quello nuovo.

Spostamenti Manuali

A cosa serve. Registrare gli spostamenti di una giornata: da dove sei partito, dove sei stato, con quale motivo.

Perché esiste. È il cuore del programma: da qui nascono chilometri e importi. Funziona bene su telefono, tablet e computer.

Chi la usa. Ogni utente per sé; i delegati per chi li ha delegati; amministratori e gestori per tutti.

Come si usa.

  1. Scegli il veicolo e la data (con ◀ ▶ passi al giorno prima o dopo; il calendario del mese è sempre aperto).
  2. Aggiungi le tappe toccando un luogo (o con ➕ Aggiungi tappa su telefono): la prima è la partenza, le altre sono gli arrivi. Ogni arrivo ha il suo motivo.
  3. Riordina le tappe trascinandole con la maniglia ⠿ o con ▲ ▼; inserisci una tappa in mezzo con il ➕ di quella tappa; toglila con ✖.
  4. Non devi premere Salva: appena la giornata è completa (veicolo scelto, almeno due tappe, motivo su ognuna) si salva da sola, con le distanze ricalcolate e la differenza di km ed euro.

Campi e pulsanti.

  • Luoghi: cerca, filtro Miei / Tutti, stella per aggiungere ai preferiti, elenco usati di recente.
  • Motivo: si compila da solo con l'ultimo che hai usato verso quel luogo, o con quello predefinito del luogo.
  • Calendario: giorni compilati, festivi, totale chilometri del mese. Trascina un giorno compilato su un giorno vuoto per copiarlo.
  • Ricostruito a posteriori + fonte: per giorni passati senza registrazione; la fonte (DDT, fattura, ricevuta, verbale) è obbligatoria.
  • Elimina tutta la giornata cancella le tappe di quel giorno.
  • Programma: se esiste un programma di cantieri pubblicato per quella data, in cima compare Carica il programma (vedi Programma Cantieri).

Attenzione. Festivi e chiusure aziendali chiedono conferma una volta. Un luogo scaduto o non rimborsabile per un amministratore non è selezionabile. Gli spostamenti già approvati li modifica solo chi gestisce. Nuovi percorsi mai calcolati consumano 1 Matrix per coppia di luoghi; se i Matrix finiscono, la giornata non si salva.

Tratte Ripetitive

A cosa serve. Inserire in pochi passi i giri che ripeti ogni settimana, per un intero mese.

Perché esiste. Chi fa gli stessi giri ogni lunedì, martedì... non deve riscriverli giorno per giorno.

Chi la usa. Ogni utente per sé, i delegati per chi li ha delegati; amministratori e gestori per tutti.

Come si usa.

  1. Costruisci la settimana tipo: per ogni giorno (lunedì … domenica) indica le tappe del giro in ordine, ognuna con il suo motivo. La tappa successiva compare da sola; Copia il giro da… duplica un altro giorno.
  2. Scegli veicolo, mese e anno.
  3. Guarda l'anteprima: i giorni del mese con percorso e chilometri. Spunta o togli i giorni da inserire. Festivi, chiusure e giorni già occupati non sono spuntati.
  4. Premi inserisci: vengono salvati solo i giorni spuntati.

Campi e pulsanti.

  • Settimane tipo salvate (modelli): salvi veicolo e giri di ogni giorno con un nome, per riusarli (non mese e anno).
  • Ricostruito a posteriori + fonte, come negli spostamenti manuali.

Attenzione. Il server ricontrolla tutto (validità dei luoghi, veicolo, regola fiscale per gli amministratori). Le coppie di luoghi nuove consumano 1 Matrix ciascuna; se i Matrix non bastano non si inserisce nulla.

Ricevute

A cosa serve. Fotografare e registrare le spese documentate: pedaggi, parcheggi, carburante, pasti.

Perché esiste. Sono spese accessorie, separate dalla tariffa chilometrica, e vanno provate.

Chi la usa. Ognuno carica le proprie; amministratori e gestori anche per gli altri (e le loro nascono già approvate).

Come si usa.

  1. Scegli utente e mese.
  2. Premi per aggiungere e fotografa con la fotocamera, scegli dalla galleria o usa la webcam: la foto viene ridotta prima dell'invio.
  3. Indica data, importo e motivo e salva.
  4. Per correggere o eliminare tocca la ricevuta (anche la sola foto).

Attenzione. Dopo l'approvazione una ricevuta non si modifica più (salvo per chi gestisce). Le foto sono visibili solo a chi ne ha il permesso: non esistono link pubblici.

Stampe Rimborsi

A cosa serve. Generare il PDF del rimborso mensile di un utente.

Perché esiste. È il documento da conservare e allegare alla contabilità.

Chi la usa. Ognuno per sé; i delegati per chi li ha delegati; amministratori, gestori e approvatori per tutti.

Come si usa. Scegli utente e mese, decidi se includere le foto delle ricevute e genera il PDF.

Cosa contiene. Righe per veicolo e motivo, ricevute per giorno, totali approvati e non approvati. I giorni ricostruiti a posteriori sono contrassegnati con * e in fondo trovi l'elenco con la fonte.

Attenzione. Il PDF riflette lo stato del momento: se ci sono spostamenti ancora da approvare, compaiono nei totali "non approvati".

I Miei Luoghi

A cosa serve. Costruire il proprio elenco di luoghi e cantieri.

Perché esiste. Con molti luoghi l'elenco diventa lungo: ognuno vede in cima i propri (per esempio chi si occupa di certi cantieri).

Chi la usa. Ognuno gestisce il proprio elenco e quello di chi lo ha delegato; amministratori e gestori quello di tutti.

Come si usa.

  • Cerca e filtra: Tutti / Miei / Non miei; tocca la stella per aggiungere o togliere.
  • Aggiungi i luoghi usati negli ultimi 6 mesi riempie l'elenco in un colpo.
  • Svuota elenco toglie tutto.
  • Un luogo che inserisci o proponi entra automaticamente tra i tuoi.

Attenzione. I luoghi nascosti (non più serviti) non compaiono qui; si ritrovano solo nell'anagrafica.

Cantieri in Controllo

A cosa serve. Decidere quali cantieri deve controllare ciascun dipendente e ogni quanto.

Perché esiste. È la base del programma mensile: senza regole di frequenza non si può far ruotare i controlli.

Chi la usa. Solo amministratori e gestori dei luoghi.

Come si usa.

  1. Scegli il dipendente.
  2. Nell'elenco (Assegnati / Tutti / Non assegnati) assegna i cantieri e indica per ciascuno: il motivo proposto, i giorni minimi e massimi tra due visite (di norma 7 e 30: almeno una visita al mese, al massimo una a settimana) e le visite al giorno (1 o 2, per turni mattina e sera).
  3. Le modifiche si salvano da sole. Vedi anche l'ultima visita registrata.

Attenzione. Uno stesso cantiere può essere assegnato a più dipendenti, anche con motivi diversi. Il motivo è solo una proposta: il dipendente lo cambia a mano sulla singola voce se fa altro.

Programma Cantieri

A cosa serve. Preparare per ogni dipendente il programma mensile dei controlli, e confrontarlo con ciò che è stato fatto davvero.

Perché esiste. Il programma è una proposta, non un obbligo e non registra nulla: gli spostamenti nascono solo quando il dipendente conferma ciò che ha fatto davvero. A chi assegna interessa soprattutto sapere dove non è andato.

Chi la usa. Chi assegna (amministratori e gestori) per preparare e pubblicare; il dipendente per usarlo nella giornata.

Come si usa (chi assegna).

  1. Scegli dipendente, mese e anno, veicolo, il numero di cantieri al giorno e i giorni di lavoro (lun–sab).
  2. Premi Genera: per ogni giorno lavorativo (esclusi festivi, chiusure e giorni già compilati) vengono scelti i cantieri più "in ritardo" rispetto all'ultima visita reale e vicini tra loro. Il giro parte e finisce in sede; le seconde visite del giorno vengono in coda.
  3. Rivedi il risultato in bozza: ▲ ▼ ✖, cambia il motivo, aggiungi un cantiere. Le modifiche si salvano da sole. Per ogni giorno e per il mese vedi km e costo stimati.
  4. Pubblica quando va bene (puoi ritirarlo o eliminarlo). Rigenera dal giorno ricostruisce i giorni successivi senza toccare quelli già fatti o annullati.

Come si usa (dipendente). Negli Spostamenti Manuali, se per il giorno esiste un programma pubblicato, in cima trovi:

  • Carica il programma: inserisce le tappe previste. Nulla viene salvato finché non confermi; puoi aggiungere o togliere tappe liberamente.
  • Confermo: fatto così: salva gli spostamenti reali e segna ogni tappa come fatta.
  • Giornata annullata (ferie, malattia): i cantieri tornano in coda e chi assegna può rigenerare i giorni successivi.

Stati di ogni tappa: previsto, fatto, annullato, non visitato.

Attenzione. Le stime di km e costo usano le distanze già in memoria e, dove mancano, la distanza in linea d'aria aumentata: non consumano Matrix. I calcoli reali avvengono solo quando il dipendente conferma.

Approvazione Rimborsi

A cosa serve. Approvare un intero mese di spostamenti e ricevute di un utente.

Perché esiste. Solo i rimborsi approvati sono definitivi; questo è il punto di controllo dell'azienda.

Chi la usa. Amministratori e utenti con il permesso approva rimborsi. Nessuno approva i propri rimborsi, tranne gli amministratori.

Come si usa. Scegli utente e mese, spunta ciò che approvi (spostamenti e ricevute) e salva una volta sola. Togliendo la spunta l'approvazione si annulla; ciò che resta approvato conserva chi ha approvato e quando.

Attenzione. Gli importi li ricalcola il programma (tariffa del veicolo per chilometri): non si digitano a mano. Gli spostamenti inseriti da amministratori e gestori dei luoghi nascono già approvati.

Anagrafica Clienti e Fornitori

A cosa serve. Tenere l'elenco dei luoghi che si possono usare come partenza e arrivo: sede, clienti, cantieri, fornitori, contatti.

Perché esiste. Il luogo è la base di ogni chilometro: va scritto bene e approvato prima di essere usato.

Chi la usa. Tutti consultano e propongono; amministratori e gestori dei luoghi inseriscono, modificano, approvano e nascondono.

Come si usa.

  • Nuovo luogo: compili ragione sociale, indirizzo e dati. Le coordinate si cercano da sole all'apertura se mancano (1 Matrix).
  • Proposte: un luogo proposto da un utente senza permessi resta da approvare e non è utilizzabile; chi approva lo conferma o lo rifiuta (il rifiuto elimina il luogo e avvisa via email chi lo aveva proposto).
  • Validità: un luogo si usa solo tra valido dal e valido al; i luoghi scaduti hanno la riga rossa.
  • Nascondi / Riprendi: un luogo che non servi più non si cancella, si nasconde: sparisce da tutte le viste tranne l'anagrafica, dove il filtro 🙈 Nascosti li mostra e Riprendi li riattiva.
  • Tipi: tua sede, cliente, fornitore, contatto.

Attenzione. Creando un nuovo luogo il programma controlla i doppioni, anche tra i nascosti (stessa partita IVA / codice fiscale o stessa ragione sociale) e chiede conferma. Per gli amministratori i luoghi nel comune della sede aziendale restano visibili ma "non rimborsabili".

Importa Luoghi da CSV

A cosa serve. Caricare in una volta molti clienti, filiali e fornitori da un file.

Chi la usa. Amministratori e gestori dei luoghi.

Come si usa. Scarica il modello CSV (colonne: tipo, ragione sociale, partita IVA/CF, indirizzo, CAP, città, provincia, nazione, latitudine, longitudine; tipi C cliente, F fornitore, A contatto), compilalo, caricalo e controlla l'anteprima prima di confermare.

Regole.

  • I luoghi importati sono già approvati, validi dal 1° gennaio dell'anno scelto e senza scadenza.
  • I doppioni (stessa partita IVA/CF o ragione sociale, stesso indirizzo e CAP) vengono segnalati; l'indirizzo si confronta senza SNC, N., NR e punteggiatura.
  • Le coordinate sono facoltative: si cercano all'apertura del luogo.
  • La sede non si importa.

Gestione Motivi Rimborso

A cosa serve. Tenere l'elenco dei motivi tra cui scegliere per ogni spostamento ("Visita cliente", "Controllo cantiere", "Ritiro materiale"...).

Chi la usa. Tutti consultano; amministratori e gestori dei luoghi aggiungono, modificano ed eliminano.

Come si usa. Scrivi il motivo, salva; ✏️ per modificare, 🗑️ per eliminare. Il testo è sempre in MAIUSCOLO.

Attenzione. Motivi precisi ("CONTROLLO CANTIERE", "RITIRO MATERIALE DA FORNITORE") rendono il PDF più chiaro in caso di controllo.

Tabelle Tariffe ACI / Veicoli

A cosa serve. Assegnare un veicolo a ogni utente, con la tariffa chilometrica.

Perché esiste. L'importo del rimborso dipende dal veicolo: o dalla tariffa ACI (marca, modello, alimentazione) o da una tariffa manuale.

Chi la usa. Amministratori e gestori dei luoghi modificano; gli altri vedono i propri veicoli (e quelli di chi li ha delegati).

Come si usa. Scegli l'anno, l'utente, poi il veicolo dalle tabelle ACI (cerca per marca/modello) oppure inseriscilo manualmente con targa e costo al chilometro, con le date di validità.

Regole.

  • Le date restano dentro l'anno scelto; la stessa targa non può avere periodi sovrapposti.
  • Un veicolo già usato in spostamenti non si elimina.
  • Copia dall'anno precedente riporta i veicoli validi al 31/12 aggiornando la tariffa ACI del nuovo anno (i manuali restano uguali) e segnala quelli non trovati.

Gestione Utenti Azienda

A cosa serve. Creare e gestire gli utenti dell'azienda e le deleghe.

Perché esiste. Ogni persona ha un accesso personale (con codice monouso) e permessi su misura.

Chi la usa. L'amministratore principale e gli altri amministratori; chi ha il permesso crea utenti o gestisce i luoghi lavora in modo più limitato; tutti modificano i propri dati.

Come si usa. Crea l'utente con nome, email e telefono (servono per ricevere il codice), il tipo di rimborso (dipendente o amministratore) e i permessi:

  • Amministratore (assegnabile solo dall'amministratore principale).
  • Modifica luoghi (gestore dei luoghi).
  • Approva rimborsi.
  • Crea utenti.
  • Ordine servizi (assegnazione dei cantieri e del programma).

Le deleghe permettono a un utente di inserire gli spostamenti per un altro.

Attenzione. Un utente che ha già spostamenti, veicoli o luoghi non si elimina: si disattiva. Gli utenti attivi non possono superare il limite del piano (abilitati più extra).

Configurazione Azienda

A cosa serve. Vedere e modificare i dati dell'azienda e controllare Matrix e piano.

Chi la usa. L'amministratore modifica l'anagrafica; chi gestisce i luoghi o è amministratore modifica i dati di fatturazione (SDI/PEC).

Cosa mostra. Dati dell'azienda, Matrix (acquistati, omaggio, consumati, disponibili), stato della chiave delle mappe, contratto e listino.

Matrix e mappe

I Matrix misurano le ricerche che il programma esegue su mappe e distanze:

  • 1 Matrix per ogni calcolo di percorso o ricerca di un indirizzo che dà un risultato.
  • Una volta calcolata la distanza tra due luoghi viene memorizzata: la volta dopo non consuma niente.
  • Se cambiano le coordinate di un luogo, le sue distanze vengono ricalcolate.
  • Le mappe sono fornite da OpenRouteService, su dati OpenStreetMap.

Se i Matrix si esauriscono, le operazioni che richiedono un nuovo calcolo si fermano finché non ne vengono aggiunti (vedi Abbonamenti).

Regole che valgono ovunque

  • Testi in MAIUSCOLO. Tutti i campi di testo, tranne le email.
  • Validità dei luoghi. Un luogo è utilizzabile in una data solo tra valido dal e valido al.
  • Regola per gli amministratori. Non si rimborsano le tratte nel comune della sede dell'azienda; la sede stessa non è mai bloccata. I dipendenti non hanno questo limite.
  • Approvazione. Gli spostamenti di amministratori e gestori dei luoghi nascono già approvati; quelli degli altri utenti vanno approvati da chi ne ha il permesso.
  • Giorni ricostruiti. Si usano solo per spostamenti realmente avvenuti, con la fonte indicata.
  • Salvataggio. Le pagine di inserimento salvano da sole quando i dati sono completi.

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