s@tXrkm · Perché usarlo
s@tXrkm, perché usarlo?
Le motivazioni possono essere diverse, vediamole assieme.
Innanzitutto dobbiamo valutare se abbiamo le condizioni aziendali che giustifichino la gestione dei rimborsi chilometrici, con alcune domande a cui potrete dare risposta solo voi che leggete:
- Sono un amministratore. Ho clienti, fornitori o contatti commerciali al di fuori del comune di residenza della mia azienda/associazione?
- Ho dipendenti che utilizzano o a cui potrei fare utilizzare il proprio mezzo per uso aziendale?
- Poste le precedenti domande, ho un flusso attuale o ipotetico di tratte che possano essere gestite con rimborsi chilometrici?
Se hai risposto di sì ad almeno 2 delle precedenti domande, ti consigliamo di proseguire nella lettura.
Uso già Excel o simili, quale vantaggio?
A meno che non facciate parte di un gruppo aziendale di certa dimensione che ha la propria applicazione sviluppata e modificata in base alle specifiche esigenze, probabilmente siete tra i tanti che usano il classico foglio Excel per generare i rimborsi.
In questo caso, i problemi legati all'uso di soluzioni basate sul singolo addetto, anche se di per sé corrette fiscalmente, portano ad alcune riflessioni:
- Quanto tempo devono investire i miei addetti per realizzare ogni mese il rimborso spese?
- Quanto sono corretti i dati sulle distanze inseriti?
- Quanto tempo devo investire per controllare il tutto?
- I luoghi inseriti nei vari rimborsi sono davvero motivati per uso aziendale?
Risposte:
- s@tXrkm è stato studiato e pensato per ridurre al minimo il tempo per realizzare il rimborso km.
- I dati utilizzati in s@tXrkm sono recepiti da provider di importanza mondiale, quali Google Maps, TomTom, OpenRoute, MapBox, quindi ineccepibili.
- s@tXrkm consente in un unico luogo di controllare e approvare o respingere dalla singola tratta a tutto il rimborso presentato per ogni addetto.
- s@tXrkm permette agli utenti di proporre in via preventiva l'abilitazione di uno o più luoghi. Tali luoghi dovranno essere autorizzati prima di poterli utilizzare in un qualsiasi rimborso km. Una volta approvato, un luogo sarà disponibile a tutta la vostra struttura aziendale.
Inserisco le voci di rimborso in busta paga, ma non gestisco i documenti necessari
Se fate parte di chi utilizza nelle buste paga la voce relativa ai rimborsi chilometrici, ma non rende disponibili, per eventuali controlli fiscali, i necessari documenti che comprovino e giustifichino il rimborso stesso, sappiate che questo può diventare un problema di non poco conto.
Non è sufficiente inserire la voce nelle buste paga o, nel caso di amministratori, prelevare indicando la voce rimborso km.
In caso di controllo, Agenzia delle Entrate e Guardia di Finanza annulleranno tutte le operazioni eseguite e provvederanno a tassarle tutte come reddito. Oltre chiaramente alle sanzioni che saranno erogate alla società/associazione. Va ricordato che i documenti giustificativi dei rimborsi vanno mantenuti disponibili per gli eventuali controlli fiscali per 10 anni (Finanza) e 5 anni (Agenzia delle Entrate).
Certo, questa scelta rimane in capo ai vertici della vostra struttura, ma vale davvero la pena rischiare quando con pochi euro investiti e pochissimo tempo si può essere in regola ed evitare problemi?
È possibile regolarizzare la mia posizione?
Premesso che i documenti fiscali devono essere comunque in possesso dell'azienda/associazione, sarà possibile utilizzare s@tXrkm come segue:
- La nostra applicazione consente di ricreare formalmente (dalla realtà) i rimborsi chilometrici e i necessari documenti a supporto fino a 5 anni precedenti il 2023.
- La velocità con la quale procedere è massima, lo sforzo ridotto al minimo.
- Certo, s@tXrkm da sola non fa miracoli e il tempo da investire, seppur ridotto, rimane; ma almeno avrete ricostruito quanto eseguito anche a livello documentale, per poter giustificare gli esborsi effettuati.
Risparmio fiscale: non utilizzo i rimborsi km, anche se potrei avere veicoli propri a uso aziendale
L'uso dei rimborsi chilometrici in azienda/associazione esiste da tempo immemore. Consente risparmi fiscali importanti sia sui costi dei dipendenti/associati, sia per gli amministratori.
I risparmi vanno da un minimo del 26% fino a circa il 40%.
Sono interamente detraibili dalla corrente annualità di bilancio, a differenza delle soluzioni di acquisto/leasing di mezzi aziendali.
Il beneficio fiscale per l'azienda può essere completo nel caso di rimborsi a dipendenti/associati, anche per percorrenze nello stesso comune di residenza dell'azienda/associazione/filiale.
È invece parziale per gli amministratori, che hanno diritto alla detrazione fiscale solo per percorrenze al di fuori della residenza fiscale della propria azienda/associazione/filiale. (Anche per gli amministratori le tratte partono sempre dalla sede dell'azienda/associazione/filiale, per poi procedere verso un altro comune. Stessa cosa per il ritorno.)
Due funzioni dedicate agli amministratori
Delega del rimborso
Possibilità di delegare a un altro utente (avanzato/amministratore) la creazione del proprio rimborso km. Funzione molto comoda per trasferire il peso temporale alla segreteria, evitando la redazione diretta del rimborso.
Funzione I.A. previsionale
Un algoritmo previsionale, pensato e costruito da noi di De.Mi. Consulting, che elaborando e incrociando i dati precedenti crea previsioni di rimborso km in base alle abitudini dell'utente.
Una volta trovata la soluzione che più si avvicina alla realtà del mese elaborato, sarà possibile effettuare manualmente le correzioni necessarie a far sì che il rimborso sia esattamente uguale alla realtà indicata.
I tempi per realizzare una previsione di rimborso per 1 mese sono mediamente di 15/20 secondi. Le modifiche manuali successive richiedono pochi minuti.